圧縮で大きく縮むファイルと縮まないファイルがあります。小さくなる仕組み、可逆と非可逆、パスワード、展開時の注意、分割圧縮と容量制限、送る前の点検表をまとめました。
圧縮は繰り返される部分を短く表すことで大きさを減らします。そのため同じ内容が頻繁に繰り返されるファイルほど大きく縮みます。文字だけの文書や表、プログラムのソースコードは繰り返しが多く大きく縮み、すでに圧縮された写真や映像は繰り返しがほとんど残っていないため、圧縮しても変わりません。同じ行が何百回も出てくるログファイルは元の大きさのごく一部まで縮みますが、ランダムに近いデータはほとんど縮みません。暗号化されたファイルも外から見るとランダムのように見えるため、圧縮の効果はありません。
圧縮には2種類あります。可逆は展開すると元と完全に同じになる方式で、非可逆は人が気づきにくい情報を捨てることでずっと小さくする方式です。文書やプログラムは1文字でも変わってはいけないので、必ず可逆を使います。すでに非可逆で圧縮されたファイルをもう一度非可逆で圧縮しても、大きさはあまり減らず品質だけが落ちることがあります。
圧縮のもう一つの目的は、大きさではなくまとめることです。数百のファイルをそのまま送ると1つずつ処理されて遅くなりますが、一つにまとめれば転送も速く、フォルダの構造もそのまま保たれます。小さなファイルがとても多いときは、大きさが減る効果も一緒に出ます。圧縮形式を選ぶときは、受け取る人が展開できるかどうかが大切です。ZIPはほとんどのOSが追加のソフトなしで展開できるので、最も無難です。
圧縮ファイルにはパスワードをかけられますが、形式と設定によって保護の強さは大きく違います。古い方式は簡単に破られ、中身を保護してもファイル名は見えたままのことがあります。本当に扱いに注意が必要な資料なら、圧縮ファイルのパスワードだけに頼らないほうが安全です。パスワードをかけるなら圧縮ソフトが用意しているAES方式を選び、パスワードはファイルとは別の経路で伝えるのが基本です。ファイルとパスワードを同じメールに入れては意味がありません。
知らないところから受け取った圧縮ファイルは、展開すること自体より中のものを実行することが危険です。文書に見えて実は実行ファイルということがあるので、拡張子を最後まで確認する必要があります。また展開するとフォルダの構造がそのまま広がり、既存のファイルを上書きすることがあるので、空のフォルダに展開する習慣が安全です。圧縮ファイルの中に圧縮ファイルが何重にも入っている場合も警戒に値します。展開すると異常なほど大きくなるように作られたファイルがあるからです。
圧縮ソフトには、たいてい圧縮レベルを選ぶ設定があります。レベルを上げると少し小さくなりますが時間がずっと長くかかり、縮む度合いは期待したほど大きくないことが多いものです。すでに圧縮された写真や映像がほとんどのフォルダなら、圧縮せずにまとめるだけの無圧縮の方式が最も速く、結果の大きさもほぼ同じです。急いで送るときは、初期設定のままか速いレベルにしておくのが実用的です。
メールの添付やアップロードに容量の制限があるときは、大きな圧縮ファイルをいくつかに分ける分割圧縮が使えます。ただし一つでも欠けたり壊れたりすると全体を展開できないことが多く、受け取る側にもその形式に対応したソフトが必要です。容量がとても大きいなら、分割よりクラウドの共有リンクのほうが手軽なことが多いでしょう。分割したファイルは名前の末尾に番号が付きますが、受け取ったものをすべて同じフォルダに集めないと正しく展開できないことも、あわせて伝えておくと親切です。
圧縮ファイルを送る前に次のいくつかを確かめるだけで、送り直す手間を大きく減らせます。特に最後の項目は、面倒でも一度やってみる価値があります。